شهادة ISO 30301 لأنظمة إدارة السجلات
ISO 30301 هو المعيار الدولي لإدارة السجلات بوصفها دليلًا على ما قامت به المؤسسة وما قررته. وتُظهر الشهادة للجهات التنظيمية والمحاكم والمواطنين أن السجلات تُنشأ وتُحفظ وتُتلف بطريقة منضبطة وجديرة بالثقة. وتغطي عمليات التدقيق برامج السجلات الورقية والرقمية، بقيادة مدققين كبار وبرسوم ثابتة. وتحصل معظم المؤسسات على الشهادة خلال 6–12 أسبوعًا.
ما هي شهادة ISO 30301؟
شهادة ISO 30301 هي تأكيد مستقل على أن المؤسسة تدير نظام إدارة للسجلات يستوفي متطلبات المعيار. ويتحقق المدقق من كيفية تحديدكم للسجلات الواجب إنشاؤها، وكيفية التقاطها بالبيانات الوصفية الصحيحة. كما يتحقق ممن يمكنه الوصول إليها ومدة الاحتفاظ بها. ويؤدي التدقيق الناجح إلى شهادة صالحة لمدة ثلاث سنوات.
السجل دليل على نشاط عمل: عقد، أو قرار، أو ملف قضية، أو دفعة. وعلى خلاف المعلومات العامة، يجب أن يظل أصيلًا وموثوقًا وقابلًا للاستخدام طوال المدة التي يحتاجها القانون أو العمل.
ينظر التدقيق في السجلات حيث توجد. نأخذ عينات من سجلات حقيقية في أنظمتكم ونتحقق من أن ما تنص عليه سياساتكم هو ما يحدث فعلًا، من الالتقاط حتى الإتلاف النهائي.
إصدار 2019 والإصدار الثالث في الطريق
إصدار 2019 هو الإصدار الحالي. نشرت ISO الإصدار الثاني في فبراير 2019، ومواءمته مع الهيكل المشترك لأنظمة الإدارة ومع ISO 15489-1:2016. وأضاف تعديل صدر في 2024 تغير المناخ إلى بنود السياق.
إصدار ثالث على وشك النشر. طُرحت المسودة للتصويت من ديسمبر 2025 إلى مارس 2026، واعتُمدت المسودة النهائية في 16 يونيو 2026. وفي سبتمبر 2026 دخلت مرحلة النشر. وسيحل محل إصدار 2019 وتعديله.
تظل الشهادات القائمة صالحة أثناء الانتقال. ستُحدد فترة انتقالية بعد النشر. ويمكن للمؤسسات التي تحصل على الشهادة الآن أن تحصل عليها وفق إصدار 2019 ثم تنتقل في تدقيق مراقبة لاحق.
المصادر: ISO 30301:2019 (ISO) · حالة الإصدار الثالث (ISO) · شرح إصدار 2019 (ISO/TC 46/SC 11)
من يحتاج إلى شهادة ISO 30301؟
المؤسسات التي يجب أن تصمد سجلاتها أمام المحاكم أو التدقيق أو التاريخ.
ملفات القضايا والقرارات والسجلات العامة. راجعوا شهادات ISO للقطاع العام.
السجلات طويلة الأجل والسجلات القانونية.
سجلات العملاء والمعاملات والمطالبات. راجعوا شهادات ISO للقطاع المصرفي.
سجلات المرضى والسجلات السريرية. راجع ISO لقطاع الرعاية الصحية.
سجلات الأصول والسلامة والتفتيش. راجعوا شهادات ISO لقطاع الطاقة.
خدمات التخزين والمسح الضوئي والأرشفة الرقمية.
عمليات السجلات التي يختبرها المدققون
تتبع المتطلبات التشغيلية دورة حياة السجل، كما هو موضح في ISO 15489-1.
| العملية | ما معناه | الأدلة التي يراجعها المدقق |
|---|---|---|
| الإنشاء | تحديد السجلات التي يجب أن ينتجها كل نشاط | متطلبات السجلات للعمليات الرئيسية |
| الالتقاط | إدخال السجلات في نظام خاضع للتحكم | حفظ السجلات بالبيانات الوصفية الصحيحة |
| التصنيف | تنظيم السجلات حسب وظيفة العمل | خطة تصنيف للأعمال مطبقة فعليًا |
| الوصول | التحكم في من يمكنه الاطلاع على السجلات وتغييرها | قواعد الوصول ومراجعات الصلاحيات |
| التخزين والترحيل | الحفاظ على صلاحية السجلات للاستخدام مع تغيّر الأنظمة | سجلات الترحيل وفحوص السلامة والتكامل |
| التصرف النهائي في السجلات | إتلاف السجلات أو نقلها وفق الجدول الزمني | جدول احتفاظ معتمد وسجلات الإتلاف |
متطلبات شهادة ISO 30301 بندًا بندًا
البنية المشتركة لأنظمة الإدارة، مع عمليات السجلات في البند 8 وملحق معياري.
| البند | ما الذي يتطلبه | ما الذي يتحقق منه المدقق |
|---|---|---|
| 4. السياق | احتياجات الأعمال والاحتياجات القانونية والتنظيمية للسجلات، والنطاق | سجل للالتزامات المتعلقة بالسجلات |
| 5. القيادة | سياسة السجلات والأدوار والالتزام | قادة يتولون مسؤوليات السجلات |
| 6. التخطيط | المخاطر والفرص وأهداف السجلات | أهداف مرتبطة بمخاطر السجلات |
| 7. الدعم | الموارد والكفاءة والتوعية والتواصل | موظفون مدرّبون وأنظمة سجلات |
| 8. التشغيل | عمليات السجلات وضوابطها وأنظمتها | عيّنات من السجلات من الإنشاء حتى التخلص |
| 9. الأداء | الرصد والتدقيق الداخلي ومراجعة الإدارة | فحوصات الامتثال ونتائج المراجعة |
| 10. التحسين | عدم المطابقة والإجراءات التصحيحية والتحسين | التحقيق في السجلات المفقودة أو المتأخرة |
المقارنة: ISO 15489 وISO 30300 وISO 27001 وISO 9001
عائلة معايير السجلات، وأقرب المعايير المجاورة لها.
| المعيار | الدور | كيف يرتبط ذلك |
|---|---|---|
| ISO 15489-1 | مفاهيم إدارة السجلات ومبادئها | الأساس للملحق التشغيلي؛ غير قابل لمنح الشهادة |
| ISO 30300 | الأساسيات والمصطلحات | يحدد المصطلحات؛ غير قابل لمنح الشهادة |
| ISO 30302 | إرشادات التطبيق | يساعد في بناء النظام؛ غير قابل لمنح الشهادة |
| ISO 27001 | أمن المعلومات | يحمي السجلات؛ ويمكن تدقيقهما معًا |
| ISO 9001 | إدارة الجودة | يتحكم في وثائق الجودة، وليس في جميع سجلات الأعمال |
| GDPR | قانون حماية البيانات في الاتحاد الأوروبي | الاحتفاظ والتخلص يدعمان تقليل البيانات |
كيف يتم منح شهادة إدارة السجلات
من تحديد النطاق إلى الشهادة. يشرح دليل عملية الحصول على شهادة ISO كل خطوة.
هل تتساءلون عمّا إذا كان ينبغي انتظار الإصدار الثالث؟ اسألونا خلال مراجعة النطاق، وسنشرح لكم كلا المسارين.
احجز مراجعة نطاق مجانيةنتائج التدقيق الشائعة في إدارة السجلات
الفجوات التي تؤخر الحصول على الشهادة في أغلب الأحيان.
نتائج البرنامج
- جدول الاحتفاظ غير محدّث وفق القانون الحالي
- عدم وجود مسؤول عن السجلات في محركات الأقراص المشتركة
- التزامات السجلات غير مدرجة لكل دولة
- عدم مراعاة تغير المناخ في السياق
- الموظفون غير متأكدين مما يُعدّ سجلًا
نتائج النظام
- الاحتفاظ بالقرارات الرئيسية في البريد الإلكتروني الشخصي فقط
- سجلات تجاوزت فترة الاحتفاظ ولم يُتخلَّص منها أبدًا
- الإتلاف دون موافقة أو سجل
- فقدان البيانات الوصفية بعد ترحيل النظام
- عدم مراجعة صلاحيات الوصول بعد تغير الأدوار
قبل المرحلة 2، اختاروا عملية أعمال واحدة، مثل المشتريات أو معالجة القضايا. وابحثوا عن سجل من قبل خمس سنوات وآخر من الشهر الماضي. وتحققوا من أنه يمكن العثور على كل منهما، وأن لديه البيانات الوصفية الصحيحة، وأنه لم يُتح الوصول إليه إلا للمصرَّح لهم، وأن له تاريخ احتفاظ واضحًا. فإذا اجتاز كلاهما ذلك، فنظامكم يعمل.
تكلفة شهادة ISO 30301 والجدول الزمني
لا توجد قائمة أسعار. فأيام التدقيق التي يحتاجها نطاقك تحدد رسومًا ثابتة واحدة.
ما الذي يحدد أيام التدقيق
- الأفراد: الموظفون الذين ينشئون السجلات ويديرونها
- المواقع: المكاتب ومراكز السجلات والأرشيفات
- الأنظمة: أنظمة السجلات والبريد الإلكتروني وأنظمة الأعمال الأساسية
- الوظائف: مجالات الأعمال ضمن النطاق
- التكامل: بالدمج مع ISO 27001 أو 9001
المدة المستغرقة
| العرض الفني والمالي | أيام بعد تحديد النطاق |
|---|---|
| حتى الشهادة | عادةً من 6 إلى 12 أسبوعًا |
| المراقبة | كل عام |
| إعادة منح الشهادة | قبل نهاية السنة الثالثة |
كيف تختار جهة منح شهادات ISO 30301
ما يسألنا عنه مديرو السجلات عادةً قبل التوقيع.
| السؤال الذي ينبغي طرحه | إجابة Accredify Global |
|---|---|
| من يُصدر شهادتنا؟ | يحدد عرضكم جهة منح الشهادات قبل أن تلتزموا. |
| كيف ستتعاملون مع الإصدار الثالث؟ | نخطط لانتقالكم بمجرد تحديد المواعيد. |
| هل ستختبرون سجلات فعلية؟ | نعم. نأخذ عينات من السجلات في أنظمتكم. |
| هل يمكن للجهات التنظيمية التحقق من الشهادة؟ | نعم. تظهر الشهادات في صفحة التحقق لدينا. |
| هل ستكتبون جدول الاحتفاظ بالسجلات لدينا؟ | لا. نحن لا نقدم الاستشارات، ولذلك يظل كل تدقيق محايدًا. |
| كيف يُحدَّد السعر؟ | رسوم ثابتة، تحددها أيام التدقيق، في عرض مصمم لاحتياجاتكم. |
الأسئلة الشائعة حول شهادة ISO 30301
إجابات مباشرة حول الإصدار الجديد، وISO 15489، وGDPR، والتكلفة، والجدول الزمني.
ما هي شهادة ISO 30301؟
شهادة ISO 30301 هي تأكيد مستقل على أن المؤسسة تدير نظام إدارة للسجلات يستوفي متطلبات المعيار. وهي تُظهر للجهات التنظيمية والمحاكم والمواطنين أن السجلات تُنشأ وتُحفظ وتُتلف بطريقة منضبطة وجديرة بالثقة.
ما هو الإصدار الحالي من ISO 30301؟
ISO 30301:2019، الصادر في فبراير 2019، هو الإصدار الحالي، مع تعديل صدر عام 2024 بشأن العمل المناخي. وقد اجتاز إصدار ثالث تصويته النهائي في يونيو 2026 وكان في مرحلة النشر في سبتمبر 2026.
ماذا يحدث لشهادتنا عند نشر الإصدار الجديد؟
تظل شهادتكم الصادرة عام 2019 سارية خلال فترة انتقالية تُحدَّد بعد النشر. وسنؤكد المواعيد ونهج التدقيق فور الإعلان عنها.
من يحتاج إلى شهادة ISO 30301؟
المؤسسات التي تحمل سجلاتها وزنًا قانونيًا أو ماليًا أو تاريخيًا. ومن المستخدمين المعتادين الجهات الحكومية، ودور المحفوظات، والمحاكم، وشركات المرافق، والبنوك، وشركات التأمين، ومقدّمو الرعاية الصحية، ومقدّمو خدمات السجلات.
ما الفرق بين ISO 30301 وISO 15489؟
يحدد ISO 15489-1 مفاهيم إدارة السجلات ومبادئها، ولا يمكن منح شهادة وفقه. أما ISO 30301 فيحدد متطلبات نظام الإدارة التي تُمنح الشهادة على أساسها، ويرتبط ملحقه التشغيلي بـ ISO 15489.
ما هما معيارا ISO 30300 وISO 30302؟
يقدم ISO 30300 الأساسيات والمصطلحات الخاصة بأنظمة إدارة السجلات. ويقدم ISO 30302 إرشادات بشأن تطبيق هذا النظام. ولا تُمنح شهادة وفق أي منهما بمفرده.
هل يغطي المعيار السجلات الرقمية والبريد الإلكتروني؟
نعم. ينطبق على السجلات بأي صيغة، بما في ذلك البريد الإلكتروني وقواعد البيانات والخدمات السحابية والمستندات الورقية الممسوحة ضوئيًا. وتنطبق الضوابط نفسها على الالتقاط والبيانات الوصفية والوصول والإتلاف.
كيف تدعم شهادة إدارة السجلات الامتثال لـ GDPR؟
يساعدكم على معرفة البيانات الشخصية التي تحتفظون بها، والاحتفاظ بها فقط للمدة اللازمة، والتخلص منها بشكل آمن. وهو يدعم الامتثال للائحة GDPR لكنه لا يشهد بتحققه.
هل يمكن الجمع بين ISO 30301 وISO 27001؟
نعم. تتداخل إدارة السجلات وأمن المعلومات في الوصول والتخزين والإتلاف. ويستخدم كلاهما الهيكل نفسه ويمكن تدقيقهما معًا.
هل ISO 30301 هو نفسه ضبط الوثائق في ISO 9001؟
لا. يضبط ISO 9001 الوثائق التي يحتاجها نظام الجودة. أما إدارة السجلات فتغطي جميع سجلات الأعمال، ومدد الاحتفاظ القانونية بها، والتخلص النهائي منها أو نقلها إلى الأرشيف.
هل يطّلع المدققون على أنظمة السجلات لدينا من الداخل؟
نعم. يأخذ المدققون عينات من السجلات في أنظمتكم للتحقق من البيانات الوصفية وصلاحيات الوصول والاحتفاظ والإتلاف. ولا يحتاجون إلى قراءة المحتوى السري للقيام بذلك.
كم يستغرق الحصول على شهادة ISO 30301؟
تحصل معظم المؤسسات التي لديها برنامج فعّال لإدارة السجلات على الشهادة خلال 6 إلى 12 أسبوعًا من المرحلة 1 حتى إصدار الشهادة. وتستغرق الأنظمة الكثيرة أو المواقع المتعددة أو البرامج الجديدة وقتًا أطول.
كم تبلغ تكلفة شهادة ISO 30301؟
تتبع التكلفة أيام التدقيق التي يحتاجها نطاقكم. ويحدد عدد الموظفين والمواقع وعدد أنظمة السجلات ووظائف السجلات ضمن النطاق أيام التدقيق. وتمنحكم مراجعة مجانية للنطاق عرضًا مصممًا لاحتياجاتكم برسوم ثابتة.
هل تتوفر شهادة ISO 30301 معتمدة؟
نعم، من جهات منح الشهادات المعتمدة للمعيار. يحدد عرضكم جهة منح الشهادات التي ستُصدر شهادتكم. إذا كان أحد المشترين يشترط شهادة معتمدة، فأخبرونا بذلك عند تحديد النطاق.
هل تكتب Accredify Global جدول الاحتفاظ بالسجلات الخاص بنا؟
لا. يجب أن يظل منح الشهادة محايدًا، لذا لا يمكننا نحن ولا جهة منح الشهادات كتابة سياساتكم أو جداولكم أو إجراءاتكم.
أثبتوا أن سجلاتكم جديرة بالثقة
أخبرونا عن سجلاتكم وأنظمتكم ومواعيدكم النهائية. وسنؤكد نطاق الشهادة ونرسل عرضًا برسوم ثابتة.
احجز مراجعتك المجانية للنطاق ←آخر مراجعة في من قِبل فريق منح الشهادات في Accredify Global.